A continuación, vamos a explicar porque es importante desarrollar una matriz de riesgo asociada a las operaciones logísticas y como esto va a contribuir a tener una operación más segura y resistente a los problemas que se presenten.
El cambio que se ha suscitado en el mercado ha aumentado las presiones sobre las cadenas de suministros, en el mundo del Retail la multicanalidad, el aumento de las operaciones, la disminución de las líneas por documento de despacho, así como la necesidad de entregar tiempos de despacho más acotado ha aumentado, por una parte, el uso de tecnología en los procesos, lo que implica tener un punto de falla importante, por otra parte, hay un importante estrés asociado a la operación y, por lo tanto, una mayor exposición a fallas y caídas en la operación.
Con el fin de anticiparse a las caídas de sistemas y fallos de la operación, es necesario definir y delimitar los procesos, esto sobre la base de las áreas, actores y sistemas que están involucrados. Junto con lo anterior se debe definir bien los alcances de todos y cada uno de ellos, como se relacionan, cuál es la jerarquía en su relación, etc., con esta información se podrá generar un mapa de los procesos, su interrelación y como se afectan, así como el uso de recursos, ya sean propios o externos.
Con esto ya se tiene la información necesaria para generar un detalle de los riesgos que se presentan.
Para la definición de los riesgos debemos considerar lo siguiente:
- Operaciones, cuales son estas, como afectan al proceso global y como se afectan por otras operaciones.
- Sistemas, que sistemas se asocian a cada una de las operaciones y cual es el riesgo de falla de estos y como afectarían la operación global.
- Equipos de trabajo, como se conforman, cuales son lo efectos que se producen al fallar alguno.
- Áreas de trabajo, cuales son estas como aportan al proceso completo, que ocurre si estas fallan.
Además de lo anterior se debe definir el tipo de riesgo que pueden enfrentarse, estos pueden ser:
- Tecnológicos, falla de sistemas o equipos tecnológicos asociados a cada una de las operaciones.
- Operacional, falla en las operaciones, ya sea por falta de personal, imposibilidad de ingreso a instalaciones, etc.
- Recursos Humanos, no contar con el personal o bien que este se encuentre imposibilitado de cumplir con las funciones que se le han asignado.
- Normativos, estos es que por normas o disposiciones no se pueda operar en una instalación
Juntos a estos mencionados pueden existir otros más específicos, los que se deben validad y ver los efectos que presentan para la operación.
Un punto relevante es determinar como los riesgos que se han identificado impactan a la operación general, por ejemplo
- Inhabilita la operación, deja sin capacidad de operar el área amagada.
- Efecto parcial, es decir afecta la operación general, pero se puede seguir con efectos sobre el desempeño.
- Efecto indirecto, si bien afecta la operación, no es de forma directa.
Lo anterior puede ser de origen Interno o externo, esto es importante para poder tomar las medidas correctivas o de mitigación.
Ya visto lo anterior, podemos avanzar en la definición de la matriz de riesgo, para esto debemos definir lo siguiente:
- Riegos directos e indirectos que afecta a cada proceso, y dentro de esto determinar al Responsable de proceso, es decir quién es el responsable principal del proceso indicado y quien lo reemplaza en caso de ausencia.
- Definir el nivel de entrenamiento del personal asociado al proceso, además determinar el estado en que se encuentra el personal con respecto a este requerimiento. En este punto también es importante determinar personal alternativo o que se encuentre en capacidad de poder operar en caso de ser requerido.
- Definir las acciones de mitigación para los riesgos enunciados, indicando como se ejecutan, personal asociado, etc.
- Nivel de exposición de la operación al riesgo indicado, esto es relevante a la hora de generar la Matriz, ya que permite evaluar de forma adecuada los recursos asociados a la mitigación.
Ahora pasamos a definir la matriz, para esto consideramos lo siguiente:
- La matriz de riesgo se debe definir por cada uno de los procesos, asignándole una valor de relevancia en función de la importancia del proceso que afecta.
- La matriz de riesgo, es un elemento de gestión que permite evaluar los procesos y como estos se afectan, y permite, al responsable de estos, tener una visión clara de los riesgos +que afectan su quehacer.
- La matriz de riesgo debe ser parte del manual de operaciones y, en especial del manual de contingencias.
- El manual de contingencias debe considerar las mitigaciones para los riesgos que se indican en la matriz de riesgos.
- Se debe considerar dentro de los procedimientos habituales la capacitación y simulacros sobre la base de lo que se determine en la matriz.
Con esto se genera el modelo de la matriz de riesgo, faltando genera las mitigaciones asociadas.
A continuación, se deben definir las mitigaciones considerando que los riesgos que se han señalado deben dar origen a:
- Acciones que eviten su ocurrencia
- Proceso que permitan evitar que el riesgo indicado se presente, en especial en aquellos de alto impacto.
- Acciones de mitigación, en caso de que ocurra lo indicado, ´qué y cómo se realizarán las acciones para evitar un impacto mayor dentro de la operación
- Responsables, estos deben activar las acciones de mitigación, para lo cual deben estar conscientes de su responsabilidad y empoderados antes el resto para tomar estas funciones de requerirse.
- Procesos alternativos, deben existir los elementos necesarios para la ejecución de los procesos alternativos que se indican.
Ya construida la matriz de riesgo debemos entenderla como una herramienta dinámica que debe ser evaluada de forma constante, ya sea para adaptarla a nuevas operaciones, afinar procesos o retroalimentarse a partir eventos que hayan acontecido.
Siempre se debe considerar que la matriz de riesgo es una guía de cómo enfrentar una contingencia y que debe estar en conocimiento de todos los involucrados, con el fin de poder actuar de forma adecuada ante problemas que se presenten, disminuyendo al máximo los efectos que estos puedan tener sobre la operación.
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